Av advokat Maria Kalstø
Hvilke virksomheter må ha varslingsrutiner?
Alle virksomheter som har minst fem arbeidstakere, plikter å ha rutiner for intern varsling jf. arbeidsmiljøloven § 2 A-6.
Også virksomheter med færre enn 5 arbeidstakere skal imidlertid utarbeide varslingsrutiner «dersom forholdene i virksomheten tilsier det». Dette beror på en konkret skjønnsmessig vurdering, men terskelen er ansett som lav for at plikten inntrer. For de fleste virksomheter vil det derfor være hensiktsmessig å prioritere tid og ressurser på utarbeidelse av varslingsrutiner, i stedet for å bruke tid og ressurser på å vurdere om virksomheten omfattes av plikten i arbeidsmiljøloven § 1 A-6.
Innhold i varslingsrutiner
Minimumskravene til hva varslingsrutinene må inneholde følger direkte av arbeidsmiljøloven § 2 A-6. Varslingsrutiner skal være skriftlige og minst inneholde:
– en oppfordring til å varsle om kritikkverdige forhold
– fremgangsmåte for varsling
– fremgangsmåte for arbeidsgivers saksbehandling ved mottak, behandling og oppfølging av varsling.
Loven angir kun minimumskravene, og det er opp til den enkelte virksomhet å tilpasse rutinene til sin virksomhet. Fordi varslingssaker omfatter et bredt spekter av saker, bør varslingsrutinene legge til rette for en saksbehandling som er forholdsmessig og tjenlig ut fra forholdene det er varslet om. Varsling på grunn av arbeidsmiljø og lederstil krever for eksempel en annen oppfølging enn økonomisk kriminalitet, og rutinene bør ta sikte på å være fleksible og fungere for ulike sakstyper.
Informasjon til ansatte om varslingsrutiner
Varslingsrutinene skal være lett tilgjengelig for alle ansatte i virksomheten. Arbeidsgiver bør jevnlig informere de ansatte om varslingsrutinene, og hvor de ansatte kan finne rutinene. De ansattes kjennskap til interne varslingsrutinene er avgjørende for at rutinene blir fulgt, og virksomheter med flere arbeidsspråk bør derfor sikre at rutinene er tilgjengelige på samtlige arbeidsspråk.
Ta gjerne kontakt med oss i Advokatfirmaet Responsa, om din virksomhet trenger råd og veiledning ved utformingen av varslingsrutiner.
